מלחמה מנצחים בזכות אסטרטגיה מדוקדקת, ולא פחות מכך המשא ומתן. כל ניצחון בחדר הדיונים מתחיל עוד לפני שהגענו אליו, בתכנון המדויק, בניתוח המעמקים ובבניית אסטרטגיה מנצחת. אם אתם חושבים שהכוח במשא ומתן נמדד ביכולת להשפיע רק כשאתם כבר שם, בחדר הדיונים, אז כנראה שאתם טועים. במאמר זה, אנו נחשוף את הדרכים המצליחות ביותר לבנות אסטרטגיה מנצחת ואיך להשתמש בה כדי להשיג את המטרות שלכם, לא משנה איזו סוג של משא ומתן אתם עומדים להתמודד איתו.

בניית אסטרטגיה לקראת משא ומתן היא תהליך מורכב שדורש חקירה, תכנון והתכוננות.

כדי להצליח במשא ומתן נצטרך לבנות תוכנית – The negotiation plan.

לאחר שקבענו את האסטרטגיה כרכיב הקרדינלי במשא ומתן, עלינו להבין כיצד לכלול אותה בכל חלק וחלק של התהליך. האם אנחנו יודעים אילו שאלות כדאי לשאול כשאנחנו 'לובשים' את כובע של הצד השני? האם שקלנו את האלטרנטיבות שלנו ושל הצד השני? ומה עם הערכת ה'Reservation Value' שלנו?

במאמר זה, נבין כיצד להכין את עצמנו בצורה הטובה ביותר לקראת משא ומתן, תוך כדי שימוש בכלים ובתיאורים שייעזרו לכם להכין אסטרטגיה מדויקת.

אי אפשר להפריז בחשיבות של הכנה  למשא ומתן, ככל שנשקיע יותר נקבל תוצאות טובות יותר.

 השאלה החשובה ביותר שעלינו לשאול את עצמנו זה מה אנחנו רוצים להשיג במשא ומתן, מה הם האינטרסים שלנו? מה חשוב לנו להשיג? מה אנחנו רוצים שיקרה במשא ומתן? מה התוצאה שאנחנו רוצים להגיע אליה?

כדי לקבוע את מטרות נשתמש במטרות S.M.A.R.T שהן כלי להגדרה וניתוח של מטרות בצורה שמקלה על התכנון, המעקב וההגשמה שלהן.

 ראשי תיבות S.M.A.R.T מציינים את החמישה קריטריונים העיקריים שמטרה טובה צריכה לעמוד בהם:

S – ספציפי (Specific): המטרה צריכה להיות חד משמעית וברורה, כך שיהיה ברור מה צריך לעשות, מהו התוצאה הרצויה, וכיצד יהיה ניתן למדוד את ההתקדמות.

M – מדיד (Measurable): יש להגדיר מדדים חד משמעיים שיאפשרו לבדוק האם המטרה הושגה. האם ניתן לשים כמות, איכות, אחוזים, זמן או פרמטרים אחרים.

A – ניתן להשגה (Achievable): המטרה צריכה להיות אמיצה אך ריאלית. זה אומר שיש לקחת בחשבון את המשאבים הזמינים והאילוצים הקיימים.

R – רלוונטי (Relevant): המטרה צריכה להתייחס לתחום רלוונטי ולהיות חשובה בהקשר שבו היא נקבעה. היא צריכה לתרום לאסטרטגיה הכוללת או לתוכנית הרחוקה התדר.

 T – זמני (Timely): יש להגדיר מועד יעד להשגת המטרה, כך שיהיה ברור כאשר יש לסיים ולאיזה תקופה המטרה רלוונטית.

הגדרת מטרות בהתאם למודל S.M.A.R.T יכולה לעזור בהקניית מובן וכיוון, ובהפוך משימות ופרויקטים לנתונים למעקב והערכה.

זאת דוגמא לבניית מטרות למשא ומתן מול ספק.

ספציפיות (Specific) להשיג הפחתה של 15% במחיר הסחורה/שירות.

מדידות (Measurable) להגיע להסכם עם הספק תוך 30 יום.

ניתן להשגה (Achievable) לנהל לפחות שתיי פגישות פנים אל פנים עם הצד השני לפני הגעה להסכם. רלוונטיות (Relevant) ההסכם יכלול סעיפים שקשורים לאיכות המוצר, זמני אספקה ותנאים פיננסיים. זמניות (Timely) להעלות את ההצעה הסופית תוך שבעה ימים מסיום המשא ומתן.

העדפות ונושאים משניים:

העדפה א': להשיג אפשרות לספקים משניים אם הספק לא יצליח לספק לפי לוחות הזמנים.

העדפה ב': להפעיל סנקציות על הפרות קטנות ולא רק הפרות גדולות.

כאשר אנחנו מכירים את המטרות והעדפות שלנו, אנחנו מסוגלים לנהל משא ומתן ממוקד ויעיל יותר.

לאחר שקבענו מהן המטרות שלנו, נשים כובע של הצד השני במשא ומתן ונשאל את עצמו שאלות בדמותו כגון:

שאלות על מטרות והעדפות:

מהו המטרה העיקרית של הצד השני במשא ומתן הזה? מהם הנושאים הכי חשובים לצד השני? האם יש נושאים שהצד השני יכול להתפשר עליהם יותר קלות? מהם האילוצים והאתגרים של הצד השני?

שאלות על תנאים ומגבלות:

איזה מגבלות זמן יש לצד השני? האם יש לו חוקים, נהלים או רגולציות שאותן הוא צריך לכבד? כיצד הצד השני יעריך את העצמאות והחירות שלו בהסכם?

שאלות על פסיכולוגיה ודינמיקה קבוצתית:

מהם המניעים הפסיכולוגיים של הצד השני? האם הצד השני מפחד מהתבטלות או מפסילת המשא ומתן? כיצד דינמיקה קבוצתית או היסטוריה עם הצד השני יכולים להשפיע על המשא ומתן?

שאלות על סביבה והקשר:

איזו מעורבות יש לצדדים נוספים במשא ומתן? כיצד ישפיעו תנאי השוק על הצד השני? מהו ההקשר התרבותי או הגיאוגרפי שבו הצד השני פועל?

אלו רק דוגמאות לשאלות שיכולות לעזור לנו להבין טוב יותר את הצד השני ולהתכונן למשא ומתן מוצלח.

במשא ומתן, הרכיב שנקרא    Best Alternative To a Negotiated Agreement BOTNA-    הוא אחד מהכלים החשובים ביותר.

 ה-BOTNA מייצג את האופציה הטובה ביותר שלנו או של הצד השני במידה והמשא ומתן יכשל.

 ידע על ה-BOTNA יכול לספק לנו יתרון משמעותי במשא ומתן על ידי יצירת תחושת יציבות וביטחון.

אלטרנטיבות שלנו (Our BOTNA):

ספקים חלופיים:

אם אנחנו במשא ומתן על עסקה עם ספק, האם יש לנו אפשרות לעבור לספק חלופי בתנאים טובים?

שותפים נוספים:

במידה והפרויקט הוא שותפות, האם יש שותפים נוספים שעומדים לרשותנו?

עשה זאת בעצמך DIY (Do It Yourself):

האם יכולת לבצע את העבודה או לספק את השירות באופן עצמאי?

חשיבות:

האם יש אפשרות לוותר על המטרה או הפרויקט כולו ולהפנות משאבים למשהו אחר?

אלטרנטיבות של הצד השני (Their BOTNA):

לקוחות חלופיים:

האם להם יש לקוחות או שותפים חלופיים אם המשא ומתן איתך יכשל?

משאבים פנימיים:

האם הם יכולים לספק את הצרכים ממשאבים פנימיים או דרך פתרונות חלופיים?

תחרותית:

האם יכולים לצאת להתחזקות תחרותית באמצעות חוזים עם גורמים אחרים בשוק?

צימוד טכנולוגי:

האם יש להם אפשרות לשדרג או לשנות טכנולוגיה כדי להימנע מהצורך במשא ומתן?

הבנה של ה-BOTNA שלנו ושל הצד השני יכולה להוסיף יותר כוח למשא ומתן ולעזור לנו להגיע להסכם שיתחייב לשני הצדדים.

במאמר הקודם (כיצד לנצח בכל משא ומתן) דיברנו על  ZOPA (Zone Of Possible Agreement), כשאנחנו צריכים לקבוע קווים אדומים יהיה לי מאוד קשה לקבוע מה הערך התחתון להסכמה  (Reservation Value) ללא הבנת האלטרנטיבות.

הערך התחתון להסכמה (Reservation Value) במשא ומתן מייצג את הנקודה התחתונה או הגבול התחתון שבו אתה מוכן לקבל הסכם.

זהו כמעט תמיד ה- Best Alternative To a Negotiated Agreement BOTNA- שלנו, ויש לו חשיבות והשפעה רבה על המשא ומתן.

במילים פשוטות, אם ההצעה שאנחנו מקבלים במשא ומתן פחותה או שווה לערך התחתון להסכמה שלנו, עדיף לנו לסרב ולנצל את ה-BOTNA שלנו.

אם ההצעה טובה יותר מהערך התחתון להסכמה שלנו, זהו סימן שכדאי לנו לחתום על ההסכם.

לדעת את הערך התחתון להסכמה שלנו הוא חיוני כדי למנוע חתימה על הסכמים גרועים וכדי להבין את מעמדנו במשא ומתן.

הוא גם מספק לנו יתרון טקטי, כי ככל שהערך התחתון להסכמה שלנו נמוך יותר מאשר של הצד השני, יש לנו יותר "מרווח ביטחון" וכך גם יותר כוח במשא ומתן.

כאשר אנחנו יודעים את הערך התחתון להסכמה של הצד השני (או אפשר להעריך אותו), זה יכול לתת לנו יתרון גדול במשא ומתן, כך שנוכל למקסם את התועלת שאנחנו מקבלים מההסכם. עם זאת, חשוב לנהוג בזהירות כאשר משתמשים במידע זה, כדי לא להכביד על הצד השני ולגרום לו לסרב להסכם.

כאשר מדובר בהגדרת הערך התחתון להסכמה, ישנה הכרה של הגבולות התחתונים שאנו מוכנים לקבל. אך חשוב לזכור, כי גם אם לא נגיע להסכם שעומד בכל המטרות שלנו, ישנן דרכים חלופיות לפתור הבעיה או להגיע למטרה.

זו הנקודה בה ה'אופציות לפתרון' נכנסות לתמונה. אלו הן דרכים חלופיות שניתן לנקוט כאשר המשא ומתן נתקע או לא מגיע לתוצאה הרצויה. הבנה מעמיקה של האופציות שלנו ושל הצד השני יכולה להוות כלי יעיל להגעה להסכם שיהיה מועיל ומשתלם לשני הצדדים.

אחד הרכיבים המכריעים בכל משא ומתן הוא היכולת לזהות ולפתח אופציות לפתרון שמשרתות את האינטרסים של שני הצדדים. אופציות אלו לא חייבות להיות מוגבלות למשתנים המרכזיים שעליהם נערך המשא ומתן; הן יכולות לכלול גם נושאים נלווים, כגון תנאים, זמנים או יתרונות נוספים. המטרה היא ליצור 'עוגת יותר גדולה' שכולם יכולים לחלוק, במקום להתמקד בפיצול העוגה הקיימת. היכולת להציע אופציות חדשות ויצירתיות, שכולן נבדקות ונמדדות באמצעות מטרות S.M.A.R.T, יכולה לשפר באופן משמעותי את ההסכמות שנחתמים ולהגביר את השביעות רצון של כל המעורבים.

במשא ומתן, ישנה חשיבות רבה ל "אופציות לפיתרון" (Options for Agreement). כאשר ישנן אופציות רחבות ומגוונות, זה יכול להגדיל את הסיכוי להגעה להסכם המשרת את האינטרסים של כל הצדדים המעורבים.

הנה כמה דרכים ליצירת אופציות:

יצירת פתרונות יצירתיים:

חשוב לנסות וליצור פתרונות יצירתיים שאינם מגבירים את הניגודיות בין הצדדים. במקום לחלק את ה"עוגה" הקיימת, נסו להגדיל אותה על ידי הוספת ערכים חדשים למשא ומתן.

מרחיבים את האופקים:

אל תתמקד רק בנושאים העיקריים או בסוגיות הכוח. נסה לכלול משתנים נוספים שיכולים לשפר את ההסכם עבור כל הצדדים.

פיצול ואיחוד:

במקום לראות את המשא ומתן כמאבק על נכס אחד, ננסה לפצל את המשא ומתן לכמה נושאים או פריטים, ולסגור הסכם שיכול להכיל אופציות שונות לכל נושא.

גמישות ללוחות הזמנים:

המתיחות במשא ומתן נגרמת מייעוד זמנים קצרים. ננסה לשנות את ציפיות הזמן או להציע תכנית תשלומים או תיקון בהמשך.

שילוב מוחות:

לעיתים ניתן לשלב בין רצונות הצדדים באופן כזה שיהפוך את המשא ומתן ל-"win-win". למשל, אחד יכול לספק משאבים והשני יכול לספק כישורים.

ההצהרת הפתיחה במשא ומתן אינה רק דרך לפתוח דיאלוג, אלא כלי אסטרטגי חזק שיכול להכווין את הדיאלוג ולהשפיע על תוצאתו. כאשר אנו מתמקדים בטקטיקות שונות של משא ומתן, כולל ניתוח של אופציות לפתרון, הערכת ה'Reservation Value', והבנה של האינטרסים של הצד השני, ההצהרת הפתיחה שלנו יכולה לשמש כבסיס לכל התהליך. היא מספקת רקע וכיוון, ויכולה לעזור לנו להשיג את המטרות שנקבעו לעצמנו בצורה S.M.A.R.T. לכן, אל תתעלמו מהכוח הגדול שטמון בהצהרה טובה.

בין אם אתם בכיסא המנהלים או עומדים להיכנס לחדר המשא ומתן, חשוב לא להתעלם מאף אחד מהרכיבים שעוטפים את התהליך המורכב הזה. החל מהצהרת הפתיחה, שבה נקבעת התוואי הדיאלוג, דרך הגדרת מטרות S.M.A.R.T ועד להערכה של אופציות לפתרון וערכים תחתונים להסכמה. כל אלו הם כלים שיכולים לסייע לכם להגיע להסכמה חכמה ומדודה, שתשרת את כולם. כעת, כשיש לכם את הידע והכלים, הגיע הזמן ליישם אותם. חזרו אל המשא ומתן הבא שלכם עם ביטחון ותוכנית מוחלטת, ותראו כיצד כל אלמנט משפיע ומגביר את האחר.